Politica de confidențialitate. Protecția datelor cu caracter personal la Facultatea de chimie și inginerie chimică

Facultatea de Chimie și Inginerie Chimică din cadrul Universității Babeș-Bolyai (FCIC-UBB) prelucrează date cu caracter personal în vederea îndeplinirii misiunii de universitate comprehensive, de cercetare avansată şi educaţie, care urmărește pregătirea tinerilor pentru societatea contemporană și pentru viitor.
Protecția datelor cu caracter personal la FCIC-UBB are drept procupare centrală și constantă aceea de a asigura membrilor comunității noastre – precum și celor care ni se asociază sau ne vizitează – drepturile și libertățile fundamentale ale omului, în spiritul Cartei drepturilor fundamentale ale Uniunii Europene. În acest fel este probată și cu această ocazie vocația europeană și umanistă a Universității noastre.

UBB Cluj operator de date cu caracter personal

UBB Cluj este o instituţie de învăţământ superior de stat, parte a sistemului naţional de învăţământ superior din România. UBB Cluj este instituţie de interes public, are personalitate juridică şi este apolitică. Aceasta a fost înființată în anul 1919 și a primit recunoașterea personalităţii juridice în anul 1924 prin Legea pentru recunoașterea ca persoană juridică a Universității din Cluj, publicată în Monitorul Oficial nr. 243 din 2 noiembrie 1924. Sediul Social al UBB Cluj este în Cluj-Napoca str Mihail Kogălnicenu nr 1 cod 400084, Cod fiscal (CUI) este 4305849.

UBB Cluj este operator de date cu caracter personal, conform definiției de la art. 4 aln. 7 din GDPR și efectuează operațiuni sau seturi de operațiuni, prin care prelucrează date cu caracter personal. În funcție de scopul prelucrării vă informăm asupra tipurilor de date cu caracter personal procesate, a scopului procesării și a temeiurilor legale pe bază cărora prelucrează, stochează și transmite date cu caracter personal.
Facultatea de Chimie și Inginerie Chimică din cadrul Universității Babeș-Bolyai (FCIC-UBB) are în centrul preocupărilor sale – în vederea asigurării protecției datelor cu caracter personal respectarea tuturor principiilor GDPR (cumulativ):
– Legalitate, echitate și transparență (datele sunt prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată);
– Limitare la scop (datele sunt colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri);
– Reducerea la minimum a datelor (datele sunt adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate);
– Exactitate (datele sunt exacte și, în cazul în care este necesar, sunt actualizate);
– Datele sunt păstrate doar cu respectarea termenelor legale în vigoare;
– Securitate și confidențialitate (datele sunt prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată);
– În asigurarea conformării cu GDPR, UBB Cluj pune în centrul preocupărilor sale protejarea drepturilor persoanelor vizate care ne încredințează datele cu caracter personal.

Tipuri de date cu caracter personal colectate la nivelul FCIC-UBB

Datele cu caracter personal colectate la nivel de FCIC-UBB sunt necesare îndeplinirii misiunii facultății și derulării obligațiilor contractuale pe care aceasta le are. Solicitarea acestor categorii de date are la bază necesitatea respectării unor prevederi legale de către FCIC-UBB.
GDPR precizează că „datele cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
Mai jos sunt prezentate generic tipurile de date cu caracter personal pe care le solicită FCIC-UBB în general persoanelor vizate. Acestea diferă funcție de categoria de persoane vizate (angajați/cadre didactice/studenți etc):
– date de identificare: nume, prenume, numele la naștere al persoanei (acolo unde este cazul), CNP, seria și numărul actului de identitate, al pașaportului, adresa de domiciliu, adresa de corespondență, e-mail, telefon (fix, fax, mobil), identificator online, etc: sunt necesare pentru angajare, înscriere la studii, sănătatea și securitatea muncii, corespondență, etc
– date referitoare la studiile absolvite sau în curs de absolvire: diplome, foi matricole, suplimente descriptive, certificate, adeverințe etc: sunt necesare pentru angajare, înscriere la studii, sănătatea și securitatea muncii, promovare etc.
– date referitoare la ocupație, natura activității proprii, date privind activitatea profesională anterioară și prezentă, precum și performanța profesională, vechime, experiență etc: necesare pentru angajare, stabilirea remunerației, promovare, etc.
– date cu caracter special: date medicale, dizabilități; concedii medicale, angajare, desfășurarea de activități didactice, acordarea de facilități
– date de natură financiară: conturi deschise la instituții financiare, adeverințe etc; acestea sunt folosite la: plățile drepturilor financiare, plățile obligațiilor financiare.
– date obținute din înregistrări audio-video ale fizionomiei persoanelor vizate care accesează sediile UBB păzite de operator: Necesare pentru a îndeplinii condițiile privind paza obiectivelor, a bunurilor și valorilor precum și protecția persoanelor
– adrese electronice de identificare: adrese de IP, identificatori ai rețelelor locale de internet sau ai hub-urilor, localizare geografică, sursa referinței (de unde s-a intrat pe pagina web a UBB): Activitate statistică; Protecție și securizare împotriva intrușilor sau împotriva unor atentate digitale accidentale sau voite.  Vezi politica de utilizare a cookies a FCIC-UBB
– date referitoare la situații speciale: situații din viața privată/familială/stare civilă/persoane aflate în întreținere, date privitoare la situația juridică sau alte situații: declarații, cereri, certificate, diferite extrase, cazier judiciar (necesar pentru înscrierea la programe de studii – ex: Manager de Securitate): necesare pentru declararea, informarea, certificarea unor situații personale, care au sau pot avea efect asupra condițiilor contractuale sau lucrative, respectiv pot influența drepturile și/sau obligațiile materiale.

Categorii de persoane cărora FCIC-UBB Cluj le prelucrează datele cu caracter personal (persoanele vizate)

– candidați la programele de studii;
– studenți (licență, masteranzi, doctoranzi), cursanți, formabili;
– angajați: cadre didactice, cadre didactice asociate, personal didactic auxiliar și nedidactic, personal angajat în cadrul proiectelor finanțate din fonduri europene nerambursabile, personal angajat în cadrul echipelor proiectelor de cercetare;
– colaboratori: prestatori de servicii;
– contractori: furnizori de bunuri și servicii, participanți la licitații, ofertanți;
– vizitatori: persoane înregistrate la punctele de acces și sau filmate de camerele de supraveghere video, vizitatori ai site-ului FCIC-UBB;
– persoanele care adresează cereri de informații sau alte petiții;
– participanți la conferințe, școli de vară, workshop-uri, simpozioane;
– persoane care publică la revista Studia Chemia;
– beneficiari ai bibliotecilor (alții decât studenții și personalul UBB);
– referenți ai tezelor de doctorat sau ai altor lucrări științifice (alții decât personal UBB);
– cercetători științifici colaboratori;
– persoane care desfășoară activități de verificare și control la FCIC-UBB.

Scopul prelucrării datelor cu caracter personal de către FCIC-UBB?

Prelucrarea se referă la orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi: colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.
Scopul prelucrării este strâns legat de misiunea generală și specifică a FCIC-UBB – educaţie, cercetare şi servicii adresate comunităţii. De asemenea, datele colectate de sistemul de supraveghere video sunt necesare pentru paza obiectivelor, a bunurilor și valorilor precum și protecția persoanelor.
În esență prelucrările de date cu caracter personal se realizează în toate scopurile prevăzute de Legea Învățământului Superior nr. 199/2023 sau de legislația subsecventă acesteia, precum și în scopurile care derivă din misiunea instituției de învățămmânt superior sau sunt în strânsă legătură cu această misiune.
Dintre scopurile prelucrării enumerăm: derularea activității de admitere, de înscriere la programele de studii, de derulare a activităților educaționale, absolvirea, derularea contractelor comeriale și de servicii la care FCIC-UBB este parte, desfășurarea activității științifice și publicistice, acordarea unor facilități, etc.

Baza legală a prelucrărilor făcute de FCIC-UBB?

În conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (GDPR), și cu Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a GDPR și de abrogare a Directivei 95/46/CE principala lege care impune UBB prelucrarea datelor cu caracter personal este Legea Învățământului Superior nr. 199/2023. Alte cadre legale care impun UBB prelucrarea datelor cu caracter personal, sunt legate de funcționarea general a UBB (legislația muncii, codul fiscal, salarizare, securitatea și sănătatea muncii, paza și protecția, acordarea unor facilitate etc):
Legea Învățământului Superior nr. 199/2023
Legea nr. 288/2004 privind organizarea studiilor universitare, cu modificările şi completările ulterioare
Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 133/2000 privind învăţământul universitar şi postuniversitar de stat cu taxă
ORDINUL Ministrului Educației Nr. 3714/2018 din 21 mai 2018 privind aprobarea Regulamentului de organizare, funcţionare şi operaţionalizare a Registrului Matricol Unic al Universităţilor din România
Legea-cadru nr. 153/2017 privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice
HOTĂRÂRE Nr. 286 din 23 martie 2011, pentru aprobarea Regulamentului-cadru privind stabilirea principiilor generale de ocupare a unui post vacant sau temporar vacant
Legea nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor şi protecţia persoanelor
HG nr. 301/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor
Ordonanța Guvernului nr 129 din 2000 privind formarea profesională a adulților, republicată;
LEGEA contabilității nr. 82 din 24 decembrie 1991 (republicată)
Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal actualizat prin Legea nr. 131 din 15 iulie 2020
LEGEA nr. 53 din 24 ianuarie 2003 CODUL MUNCII republicată 2011, actualizat 2018
Legea 307/12 iulie 2006 privind apărarea împotriva incendiilor, text în vigoare începând cu data de 25 martie 2016
Legea 481/2004 (republicată) – privind protecția civilă) Legea 319/2006 – securitatea şi sănătatea în muncă ORDONANȚĂ DE URGENȚĂ nr. 97 din 14 iulie 2005 (republicată) privind evidența, domiciliul, reședința și actele de identitate ale cetățenilor români*), Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 719 din 12 octombrie 2011
Hotărârea Guvernului nr. 42/2017 pentru aprobarea Normelor metodologice privind acordarea facilităţilor de transport intern feroviar şi cu metroul pentru elevi şi studenţi
Regulamentul (UE) 2015/759 al Parlamentului European şi al Consiliului din 29 aprilie 2015 de modificare a Regulamentului (CE) nr. 223/2009 şi a Convenţiei MEN -Institutul Naţional de Statistică (INS) privind prelucrarea datelor în vederea producerii statisticilor oficiale de educaţie şi formare profesională;
Legea nr. 365/2002 privind comerţul electronic, republicată, cu modificări ulterioar
Regulamentul BNR nr. 6/11.10.2006 – Regulamentul Băncii Naționale Române (BNR) nr. 6/11.10.2006-privind emiterea și utilizarea instrumentelor de plată electronică și relațile dintre participanții la tranzacțiile cu aceste instrumente
Legea nr. 129/2019 – pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative
LEGE Nr. 31 din 16 noiembrie 1990 privind societăţile comerciale (republicată)
Metodologia privind școlarizarea românilor de pretutindeni în învățământul superior de stat din România, începând cu anul univeritar 2017-2018, aprobată prin ordin comun MEN nr. 3900/2017, MAE nr. A10/2046/2017 și MRP nr. C/129/2017, publicată în Monitorul Oficial nr. 628/02.08.2017.
Standarde ARACIS pentru învățământul la distanță și cu frecvență redusă
Regulamente interne

Pe lângă temeiurile legale care derivă din obligativitatea ca FCIC-UBB să respecte legile în vigoare, FCIC-UBB poate folosi ca justificare legală pentru prelucrarea datelor cu caracter personal și Acordul sau Consimțământul persoanelor vizate în cazul în care prelucrarea se bazează pe art 6 lit a din GDPR: persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice.

Durata de păstrare a datelor cu caracter personal?

Datele cu caracter personal – care au fost sau vor fi solicitate – vor fi furnizate de dvs. și vor fi prelucrate într-o perioadă de timp prevăzută în legislația europeană și națională, în conformitate cu GDPR și celelalte baze legale care impun acest lucru, respectând principiile de asigurare a securității acestora și de respectare a drepturilor dvs. Nomenclatorul arhivistic al UBB Cluj prevede pentru fiecare categorie de date cu caracter personal perioada de păstrare a acestora. În Informările privind protecția datelor cu caracter personal se specifică acest lucru.

Drepturile persoanelor care ne încredințează datele cu caracter personal?

dreptul de a fi informat (art 13 și 14 din GDPR) – de către UBB CLUJ despre tipul, scopul, și temeiurile legale ale prelucrării;
dreptul de acces la date (art 15 din GDPR) – persoana are dreptul de a obține confirmare din partea UBB CLUJ  dacă prelucrează date cu caracter personal care o privesc;
 dreptul la rectificare (art 16 din GDPR) – a datelor personale fără întârzieri nejustificate;
dreptul la ștergerea datelor (”dreptul de a fi uitat”) – (art 17 din GDPR) – de a obține din partea UBB CLUJ  ștergerea datelor cu caracter personal care vă privesc, fără întârzieri nejustificate, iar UBB CLUJ are obligația de a șterge datele cu caracter personal fără întârzieri nejustificate;
dreptul la restricționarea prelucrării (art 18 din GDPR) – când considerați că datele cu caracter personal nu sunt exacte, sau considerați că prelucarera este ilegală, sau UBB Cluj nu mai are nevoie de aceste date;
dreptul la notificare privind rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal sau restricționarea prelucrării (art 19 din GDPR);
dreptul la portabilitatea datelor (art 20 din GDPR) – aveți dreptul de a primi datele cu caracter personal care vă privesc și pe care le-ați furnizat UBB Cluj într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat pentru a le putea transmite altui operator;
dreptul la opoziție (art 21 din GDPR) – vă puteți opune, prelucrării în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (e) sau (f) sau al articolului 6 alineatul (1) a datelor cu caracter personal care vă privesc, inclusiv creării de profiluri pe baza respectivelor dispoziții;
dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată – inclusiv crearea de profiluri (art 22) – care produce efecte juridice care vă privesc sau vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă;
dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (art 15) – anspdcp@dataprotection.ro sau  https://www.dataprotection.ro/